A implantação do e-Social pelas Empresas

O Governo Federal através do Decreto nº. 8.373, de 11 de dezembro de 2014, institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como e-Social.

O e-Social em síntese tem como objetivo unificar a prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos competentes Receita Federal, Previdência Social e Ministério do Trabalho e Emprego.

A prestação das informações através do e-Social pelas empresas substituirá, na forma regulamentada pelos órgãos competentes, a apresentação das mesmas informações por outros meios, permitindo a comunicação ao Governo de forma unificada, de 15 (quinze) obrigações, a saber: (i) GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social; (ii) CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime CLT; (iii) RAIS – Relação Anual de Informações Sociais; (iv) LRE – Livro de Registro de Empregados; (v) CAT – Comunicado de Acidente de Trabalho; (vi) CD – Comunicação de Dispensa; (vii) CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social; (viii) PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário; (ix) DIRF- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; (x) DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais; (xi) QHT – Quadro de Horário de Trabalho; (xii) MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais; (xiii) Folha de Pagamento; (xiv) GRF – Guia de Recolhimento do FGTS; (xv) GPS – Guia da Previdência Social.

Todo aquele que contratar prestador de serviço pessoa jurídica ou pessoa física, este último com ou sem vínculo empregatício, e possua em decorrência desta relação jurídica, alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, estarão obrigados a registrar e transmitir as informações através do e-Social.

A Resolução do Comitê Diretivo do e-Social nº. 02, de 30 de agosto de 2016 fixou a implantação do sistema e-Social para os empregadores e contribuintes em duas etapas e de forma progressiva. A primeira etapa ocorrerá a partir do mês de janeiro de 2018, data a partir da qual os empregadores e contribuintes com faturamento no exercício de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) estarão obrigados a utilizar o e-Social. E a segunda etapa ocorrerá a partir do mês de julho de 2018, em que a obrigação de utilizar o e-Social se estenderá aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor do faturamento anual, incluindo Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, Microempreendeor Individual (MEI) com empregado, e pequeno produtor rural pessoa física, assegurado o tratamento diferenciado a este grupo. Confira abaixo cronograma de implantação do e-Social:

O e-Social será regido com base nos seguintes princípios: (i) dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores; (ii) racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações previstas na legislação pátria de cada matéria; (iii) eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas obrigadas; (iv) aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e fiscais; e (v) conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte (por exemplo, a não obrigatoriedade de utilização do Certificado Digital conforme número de empregados e se optante ou não pelo Simples Nacional) .

Frisa-se que o e-Social foi concebido para transmitir informações agrupadas através de eventos: (i) tabelas; (ii) eventos não periódicos; (iii) eventos periódicos.

A tabela é o primeiro grupo de eventos transmitidos através do e-Social, e compreende a identificação do empregador, desde a sua classificação fiscal, sua estrutura administrativa, quadro de cargos dos empregados, horários de funcionamento entre outras informações.

Os eventos não periódicos são aqueles que não possuem uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação empregador e trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, a exemplo de admissão e registro dos dados cadastrais do empregado, alteração de salário, alteração nos dados cadastrais do empregado, alterações no contrato de trabalho, acidente de trabalho, desligamento, entre outros.

Os eventos periódicos por sua vez são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, como a folha de pagamento, apuração de fatos geradores de contribuições previdenciárias. Estes eventos deverão necessariamente ser transmitidos pelas empresas através do e-Social até o dia 7 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.

Frisa-se que o E-Social foi concebido para transmitir as informações por meio de eventos, que devem ser encaminhados em uma sequência lógica, de acordo com a própria dinâmica da contratação dos trabalhadores, desde a admissão até o desligamento. Deste modo, as informações transmitidas nas tabelas e nos eventos iniciais, serão usadas nos eventos seguintes, e para se alterar um dado de um evento antigo há que se verificar as consequências/repercussões nos eventos posteriores, sob pena dos arquivos não serem validados, em virtude da existência de erros ou inconsistências nas informações prestadas.

A empresa gerará os arquivos eletrônicos contendo as informações solicitadas em cada tabela e evento do e-Social, assinará o mesmo digitalmente e transmitirá o mesmo através da internet ao Ambienta Nacional do e-Social, que retornará com o protocolo de envio (que será utilizado para eventuais retificações ou exclusões). Após a realização das validações das informações, o e-Social emitirá em favor da empresa o recibo de entrega ou a mensagem de erro, caso verificado qualquer inconsistência nas informações prestadas.

Depreende-se, portanto, que com a instituição do e-Social as empresas serão continuamente monitoradas de forma eletrônica, ao passo que os diversos órgãos do Governo terão acesso mensalmente a integralidade das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas. Através do mencionado sistema, o Governo poderá intensificar as fiscalizações, que anteriormente eram realizadas in loco, ou sejam presencialmente, nos diversos estabelecimentos da empresa, principalmente no tocante ao cumprimento das cotas de PCD e menor aprendiz, horas extras e banco de horas, equiparação salarial, pagamento extra folha, supervisores de estagiários, férias, entre outros.

Com efeito, o Governo pretende com o e-Social compelir as empresas a cumprirem as obrigações legais, e diminuir a sonegação. O próprio sistema permitirá a auditoria eletrônica das empresas, e via de consequência, a realização de fiscalizações e autuações também no formato eletrônico, com a imposição imediata de penalidade das multas previstas na legislação trabalhista. Veja abaixo tabela com os valores de algumas multas que poderão ser aplicadas caso constatado através do e-Social o descumprimento das obrigações legais pela empresa:

Deste modo, é imprescindível que as empresas estejam preparadas e organizadas administrativamente através dos seus diversos setores (Departamento Pessoal, Recursos Humanos, Fiscal, Contábil, Financeiro, Juridico, Medicina do Trabalho e Segurança do Trabalho) de modo a possibilitar a gestão e o registro e manutenção das informações da empresa e dos trabalhadores de forma correta e atualizada no e-Social, de modo a evitar inconsistências nas informações prestadas, e via de consequência, autuações e pagamento de elevadas multas pelo descumprimento das obrigações legais, que podem inclusive inviabilizar a própria sobrevivência da empresa.

Jordana Magalhães Ribeiro
Advogada e Consultora Jurídica
Sócia da Silva Vítor, Faria & Ribeiro Advogados Associados
jordana@silvavitor.com.br